آیا مدیریت قراردادها یک فرایند حیاتی است ؟

    • نام نویسنده:
    • تاریخ:

     آیا فرایند مدیریت قراردادها دست کم گرفته شده است ؟

     یک مدیریت قرارداد خوب می تواند هم برای کارفرما و هم برای پیمانکار این اطمینان خاطر را فراهم آورد که تمام تعهداتی که هنگام امضای قرارداد با آن موافقت شده است به درستی انجام شود . همچنین می تواند به یک سازمان به عنوان کارفرما کمک کند تا تمامی مزایایی که مشخص می کند چه زمانی با یک پیمانکار قرارداد ببندد را بدست آورد .

      نداشتن یک فرایند خوب برای مدیریت قراردادها باعث بروز عواقب هر دو مورد گفته شده برای سازمان کارفرما ، به عنوان خریدار را در پی خواهد داشت . اگر هیچ کس عملکرد قرارداد را مدیریت نکند ، سازمان تقریبا به اهداف پروژه ای که به قرارداد مربوط بودنه است دست نخواهد یافت . چنین شکست هایی می تواند شامل تاخیر در جدول زمانبندی ، سرریز هزینه ها و ... باشد .

     اما چیزی که توجه من را بیشتر جلب می کند ، صدمات شخصی است که می تواند گریبان گیر خریدار باشد . اگر خریدار ، برای یک قرارداد بزرگ مذاکره کند اما نتواند این اطمینان خاطر را در مورد رعایت کردن شرط و شروط قرارداد بدست آورد ، ممکن است در نهایت مجبور شود کلا به دنبال شغل جدیدی بگردد !

     من فرایند مدیریت قرارداد را یک از نادیده گرفته شده ترین جنبه های خرید نامیدم . اما چرا ؟

     بیشترین توجهات معمولا به چیزهایی معطوف می شود که منتهی به امضای قرارداد می شوند . چیز هایی مانند منابع استراتژیک و مذاکرات . این فرایند ها مورد توجه قرار می گیرند چرا که این موارد اولین ساختار هایی را ایجاد می کند که به ما می گوید چه مقدار پول و سرمایه (با توجه به شرایط قرارداد) پس انداز خواهد شد . که البته این چندان هم بد نیست !

     البته مقادیر پس انداز شده که در بالا گفته شد فقط برآورد هستند . در واقعیت هیچ پس اندازی محقق نخواهد شد و هیچ وقت هم محقق نمی شود . هنوز هم در بسیاری از سازمان ها ، آن مقادیری که برآورد شده است ثبت شده و واحد تدارکات برای آنها اعتبار در نظر می گیرد . و هرگز هیچ کس تایید نمی کند اگر این برآوردها به پایان برسند ، باید دقت وارد عمل شود .

     اما امروزه مدیران ارشد ، باهوش تر شده اند . آنها می خواهند ببینند اگر پس انداز ها برآورد شده هشتند ، دقیقا چگونه و در چه زمانی بر بنیاد های مالی سازمان اثر گذار خواهند بود .

    نداشتن مدیریت قراردادی که بتواند تحقق این پس انداز ها را ضمانت کند ، باعث می شود که برآوردها تا حد زیادی با واقعیت فاصله داشته باشند . این همان جایی است که مدیران ارشد به دنبال یک نفر می گردند که جوابگو باشد .

    برای شروع یک فرایند مدیریت قرارداد نیازی به پیچیدگی نیست . شما هر لحظه می توانید از یک فرایند کوچک شروع کرده و آن را رشد دهید .

     آغاز این فرایند می تواند به سادگی ایجاد یک جدول ساده شامل تاریخ ها و فرایند هایی است که تا آن تاریخ باید انجام شوند ، باشد . خریدار می تواند به سادگی این اطلاعات را نمایش دهد و یا از عملکرد زمانی پیمانکار اطمینان حاصل کند .

     همچنین ، لازم است برای قرارداد های عمده ، خریدار بررسی های دوره ای منظمی را با پیمانکار برقرار کند تا کانال های ارتباطی همواره باز بمانند و درمورد مسائل استراتژیک بحث و گفتگو کنند .

     

    متن انگلیسی این مقاله

    تعداد بازدید :194

    بر چسب ها :